Tietosuojaseloste 18.5.2018
1 Rekisterinpitäjä
Lahden Naisvoimistelijat ry
Rautatienkatu 19 b 306, 15110 Lahti
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rautatienkatu 19 b 306, 15110 Lahti
3 Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä ylläpidetään Lahden Naisvoimistelijat ry:n jäsenluetteloa. Rekisterin henkilötietoja käytetään asiakassuhteen ja jäsenyyden hoitamiseksi.
5 Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin kerätään seuran toimintojen kannalta välttämättömiä tietoja. Nämä tiedot ovat nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi ylläpidetään toiminnan raportoinnin ja seurannan kannalta henkilötietoja koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneista.
Joidenkin tapahtumien ja tilaisuuksien sekä ryhmien osalta voidaan kerätä erityistietoja osallistujien allergioista, lääkkeistä ja sairauksista osallistujien turvallisuuden takaamiseksi.
Alaikäisten jäsenien osalta voidaan ylläpitää tietoa huoltajan nimestä ja yhteystiedoista.
Rekisteriin kerätään myös tietoja henkilöistä, joilla on asiakassuhteen tai muun niihin verrattavissa olevan suhteen vuoksi asiallinen yhteys seuran toimintoihin (esim. vapaaehtoiset toimijat).
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot on kerätty seuran oman toiminnan kautta, toimintaan osallistuneiden oman ilmoituksen perusteella tai alaikäisen osalta huoltajan ilmoituksen perusteella.
Seuran toimihenkilöt ovat ilmoittaneet tietonsa itse rekisterinpitäjälle.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille, esim. osallistujalista ohjaajalle, osallistujalista tapahtuman ensiapuhenkilöstölle. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Rekisterin tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa ja lukituissa tiloissa. Manuaalisia luetteloita käytetään vain seuran toimihenkilöiden ja ohjaajien käytössä. Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen. Henkilön yksilöimiseen käytetään ensisijaisesti henkilön nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan keinoin suojattuja. Ainoastaan seuran työntekijöillä ja johtokunnan jäsenillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterien tietoja.
10 Tarkastusoikeus
Jäsen voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, allekirjoittamallaan pyynnöllä, joka tulee toimittaa seuran toimistoon.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsen voi vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön virheellisen tiedon korjaamisesta voi tehdä ottamalla yhteyttä yhdistyksen rekisterin yhteyshenkilöön.
Asiakkaan tiedot poistetaan erillisestä pyynnöstä, mikäli lainsäädäntö tai muut määräykset eivät sitä estä. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisena seuran toimistoon.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisteritietojensa käyttäminen suoramainontaan ja markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Asiakas voi antaa tietoihinsa yhdistyksen rekisterissä suoramarkkinointikiellon, tutkimuskiellon ja puhelinmarkkinointikiellon. Sähköpostiin ja mobiiliin päätelaitteeseen lähetetään rekisterin tietojen perusteella markkinointia vain, jos rekisteröity on itse antanut siihen nimenomaisen luvan. Luvan puuttuessa voidaan rekisterissä olevalle lähettää sähköpostiin ja mobiiliin päätelaitteeseen ainoastaan jäsenyyteen liittyviä asioita, jollei asiakas niitä erikseen kiellä.